По общему правилу в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса Российской Федерации  сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются организацией и индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наемных работников, в налоговый орган не позднее 20 января текущего года. 
 
Однако, в случае создания (реорганизации) юридического лица, первый отчет о среднесписочной численности следует представить в налоговую инспекцию не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована). 
 
Сведения должны представляться в налоговый орган по месту нахождения организации по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@, Рекомендации по заполнению которой представлены в Письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. 
 
В случае несвоевременного представления или непредставления информации о среднесписочной численности налогоплательщик несет ответственность в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ.  
 
Кроме того, должностные лица организации, согласно ч. 1 ст. 15.6 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, могут быть привлечены к административной ответственности за непредставление или несвоевременное представление, а также представление в неполном или искаженном виде в налоговые органы сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.